Kundcase - Resultify automatiserar fakturering med Actigate

Sammanfattning

Resultify automatiserar med hjälp av Actigate sitt faktureringsflödet – mellan ekonomisystemet Kleer och HubSpot – och säkerställer att alla sålda produkter och tjänster blir fakturerade utan manuell handpåläggning. Lösningen minskar administrationen med cirka 30% och sparar hundratusentals kronor per år. Dessutom får teamet månatliga uppföljningsrapporter som fångar eventuella missar innan de blir problem.

Om kunden

Resultify är en svensk byrå som hjälper företag att växa genom datadriven marknadsföring, CRM-implementeringar och automatiserade affärsprocesser. För att hålla hög leveranskvalitet krävs ett robust och spårbart faktureringsflöde som följer med i tempot när projekt, abonnemang och timmar rullar in.

Utmaning

• Säkerställa att allt som säljs också faktureras, oavsett om det gäller abonnemang, paket eller löpande timmar.
• Minska manuella moment och risken för mänskliga fel i överföringen mellan system.
• Få bättre transparens och kontroll med regelbunden uppföljning och avvikelserapporter.

Manuell hantering mellan Kleer och HubSpot ledde till onödig administration, risk för missar och fördröjningar i intäktsflödet.

Lösning med Actigate

Actigate möjliggör ett automatiserat flöde som:

• Skickar fakturadata mellan Kleer och HubSpot på ett säkert och tillförlitligt sätt.
• Synkar relevanta fält så att ekonomi- och säljteam arbetar med samma, uppdaterade information.
• Genererar månatliga rapporter som tydliggör eventuella avvikelser eller missade underlag.

Resultatet är ett end-to-end-flöde där fakturering triggas och valideras utan manuell handpåläggning och där uppföljningen blir proaktiv istället för reaktiv.

Implementation i korthet

• Kartläggning av nuvarande dataflöden mellan Kleer och HubSpot.
• Konfiguration av bot inklusive testkörning med historiska och pågående case för att validera logik och edge cases.
• Utrullning i produktion med löpande övervakning och månatliga kontrollrapporter.

Resultat

• Hundratusentals kronor sparade per år genom att eliminera bortfall och säkra intäktsflödet.
• Cirka 30% mindre administrativt arbete inom fakturering och uppföljning.
• Full kontroll via månatliga rapporter som fångar avvikelser.
• Eliminering av den mänskliga faktorn i kritiska steg i faktureringsprocessen.

Citat från kunden

“Vi har automatiserat hela vår faktureringsprocess genom att Actigate hanterar och anpassar faktureringsdata mellan Kleer och HubSpot. På det viset kan vi säkerställa att allt som säljs blir fakturerat. Vi har sparat hundratusentals kronor per år och minskat det administrativa arbetet med omkring 30%. Nu har vi full koll, utan mänskliga fel – och vi ser en rapport varje månad om något skulle missas.” Robert Bråkenhielm, Grundare på Resultify

Varför Actigate?

• Beprövade systemkopplingar och dataintegritet i affärskritiska flöden
• Snabb implementation och tydlig mappning av botens arbete
• Proaktiv rapportering och uppföljning inklusive snabb support vid frågor och önskade justeringar

Vill du uppnå liknande resultat? Kontakta oss här.