Kundcase: ViaSea fick koll på säljprocessen med Actigates skräddarsydda integrationslösning

Ökad insikt i säljprocessen, automatiserade arbetsflöden och en skräddarsydd integrationslösning var några av vinsterna när Resultify anlitade Actigate.  

Utmaningen? Resultifys kund ViaSea saknade ett CRM-system och hanterade sina affärer i spridda Excel-filer. Offerter skapades i Softpack, ett system med begränsade integrationsmöjligheter. Det gjorde att uppföljning blev rörigt, och viktig information riskerade att försvinna.

Lösningen? Resultify hjälpte ViaSea att börja använda CRM-systemet Hubspot och Actigate skapade en flexibel och effektiv integration mellan HubSpot och Softpack, vilket gav ViaSea full koll på sina affärer och eliminerade manuella processer. 

Viktor Olsson från Resultify och Filip Thorsén från Actigate delar med sig av hur deras samarbete resulterade i ett smidigare och mer automatiserat arbetsflöde för ViaSea.

Full koll på hela säljprocessen

– Nu tar ViaSea emot sina förfrågningar i HubSpot, skapar offerterna i Softpack och tack vare Actigate så lyfts all data tillbaka in i HubSpot. Det betyder att de kan följa hela säljprocessen, inleder Viktor.

Skillnaden från tidigare är stor. Tidigare hade ViaSea begränsad överblick över sina affärer. Allt låg i olika Exceldokument och offerter riskerades att tappas bort i hanteringen. Nu har de istället full koll på läget. 

– De kan se vad som ligger ute, vad de glömt bort, vad de vunnit och förlorat. Uppföljningen av kunderna blir mycket enklare, och istället för att klicka sig igenom flera manuella steg, kan mycket nu automatiseras, fortsätter han.

Lättare att felsöka och åtgärda problem

Softpack är ett system utan moderna API:er men anpassat för ViaSeas branschspecifika leveransprocesser. Tack vare skräddarsydda integrationer löser nu Actigates botar samspelet mellan Viaseas system och minimerar manuellt arbete.

– Många integrationslösningar är bara ett stort, tungt skript. Det blir ogenomträngligt och svårt att felsöka. Vi bygger istället flera processer som kan fungera oberoende av varandra, förklarar Filip. Skulle något gå fel kan användare enkelt identifiera felet och köra om den enskilda processen. 

Viktor jämför med en liknande lösning han sett på ett annat bolag: - Om en rad var fel kraschade hela körningen. Jämfört med Actigates lösningar, som är mycket mer robusta, är det enklare att identifiera och åtgärda problem. Kunden kan också logga in och följa integrationsprocesserna i realtid, vilket är en unik och värdefull funktion.

Snabb hjälp och proaktiva förbättringsförslag

ViaSea har varit mycket nöjda med samarbetet. De har fått snabb hjälp, förändringar har gjorts smidigt och Actigate har varit proaktiva i att föreslå förbättringar.

 Paulina på ViaSea:

“Samarbetet med Actigate har varit en verklig game-changer för oss. Deras flexibilitet och samarbetsinriktade arbetssätt har gjort stor skillnad i att effektivisera våra processer. Lösningar för program som annars är svåra att integrera med HubSpot har tagits fram på ett smidigt sätt, vilket har sparat oss både tid och ansträngning. Proaktivitet och anpassningsförmåga har gjort samarbetet till ett sant nöje.”  

De jämförde andra CRM-system innan de valde HubSpot. En stor anledning till att valet föll på HubSpot var att Actigate kunde integrera det med Softpack. Resultify presenterade tidigt Actigate som en lösningspartner.

Tydliga estimat och kostnadseffektiv lösning

Resultify har haft ett uppskattat samarbete med Actigate. – Man kan ge dem nästan vad som helst, och får alltid samma svar säg Viktor: det tar max en vecka. Det gör det väldigt lätt att presentera för våra kunder, eftersom det är en kostnadseffektiv lösning. För mig blir det enkelt att sälja in, eftersom vi slipper de där orealistiska estimaten på +200 timmar och istället kan ge ett klart och tydligt uppskattat tidsperspektiv från början.

– Om någon ger ett estimat på 200 eller 300 timmar så är det inte nödvändigtvis fel, men Actigate har en specialisering som gör oss mycket snabbare, förklarar Filip vidare. Vi har en erfarenhet som löpande översätts till en mängd färdiga “plattformsoperatörer” som i sin tur snabbt kombineras till skräddarsydda lösningar. Dessutom vet vi vad som kan gå fel, vilket gör att vi undviker vanliga fallgropar.

En utmärkt partner för integration

När Viktor får frågan om Resultify uppnått de mål de hade med Actigate svarar han utan tvekan: "Definitivt!"

– Filip har tagit ledningen i kunddialogen, vilket gör mitt jobb enklare. Jag kan fokusera på specifika frågor om HubSpot medan Filip driver mycket av samtalen. Så fort det handlar om integration mot ett annat system, är Actigate en utmärkt partner. De löser saker snabbt och effektivt utan att skrämma iväg kunder med enorma estimat, avslutar Viktor.

Actigate hjälper digitala byråer att skapa smarta, automatiserade integrationer som sparar tid och förenklar arbetsflöden. Har ni någon kund som har ett integrations projekt pågång? Boka in ett samtal för att få kostnadsfri konsultation.